365 Tage Homeoffice

– Ein Pandemiejahr aus der Sicht eines Teamkoordinators –

Mehr als ein Jahr ist es bereits her, dass ein winziges Virus unsere Art zu arbeiten auf eine unerwartete Probe gestellt hat: Am 13. März 2020 erhielten wir Mitarbeiter von Siemens die Anweisung, sofern möglich ab sofort aus dem Homeoffice zu arbeiten – natürlich nur für den Fall, dass eine Präsenz am Arbeitsplatz aus operativen Gründen nicht zwingend erforderlich ist. Seit über 365 Tagen arbeite ich nun aus dem Homeoffice. Ein guter Moment, um auf diese besondere Zeit zurückzublicken.

Bereits Anfang März 2020 planten wir eine „Notbesetzung“ im Büro mit einem rollierenden Konzept, um aus Sicherheitsgründen die Anzahl der Personen im Großraumbüro zu minimieren. Außerdem ging es darum Kollegen, die aus gesundheitlichen Gründen zur Risikogruppe gezählt wurden, mit der Möglichkeit aus dem Homeoffice zu arbeiten zu schützen. Die Anweisung der Geschäftsführung zur sofortigen Homeoffice-Pflicht, war auch für mich ein sehr außergewöhnlicher Schritt in meinem Arbeitsleben und verdeutlichte mir sofort, wie ernst die Situation ist.

Virtuelle Meetings und adhoc-Kommunikation über Messenger-Dienste gehören schon seit Jahren zum Standard-Equipment unseres Unternehmens. Ebenso dass jeder Mitarbeitende mit einem Notebook ausgestattet ist machte den Wechsel ins Homeoffice einfacher. Als die Nachricht aus der Geschäftsführung kam, räumte ich sämtliche Gegenstände von meinem Schreibtisch in meinen Rollcontainer. Nur die Tastatur und meine beiden Bildschirme sind auf dem Tisch stehen geblieben. Zu diesem Zeitpunkt ahnte ich nicht, wie lange ich diesen Platz nicht mehr wiedersehen werde!

Auf dem Nachhauseweg über die (wie immer) volle A40 habe ich mir grob Gedanken gemacht, wie ich mein Heimbüro einrichten würde. Glücklicherweise hatte ich kurz zuvor einen gigantischen 34“-Curved-Bildschirm gekauft, sodass ich vom Start weg optimal ausgestattet war. Zuhause angekommen wurde sofort der Schreibtisch frei geräumt, der Bildschirm optimal platziert und die Verkabelung für das Firmen-Notebook aus dem Keller geholt. Notebook aufgeklappt – Powertaste gedrückt – Password eingegeben – W-Lan Connect – VPN-Einwahl – Zugriff zum Firmennetzwerk hergestellt. An dieser Stelle ein großes Lob an die IT-Abteilung: Das hat absolut problemlos geklappt.

Natürlich kam zwischenzeitlich die VPN-Verbindung ins Schwitzen, da weltweit immer mehr Mitarbeitende diese nutzten. Aber auch das hat unser IT-Department schnell in den Griff bekommen. Nun konnte ich am darauffolgenden Montag in Jogginghose und T-Shirt meinen Arbeitstag mit einem frischen Cappuccino starten. Aber es kamen auch die ersten Gedanken zum „Thema Team-Koordination aus dem Homeoffice“ auf. Wie bleiben wir in Kontakt? Welche Alternative gibt es zum Plausch in der Kaffeeküche? Wie organisieren wir uns als Team? Wie wird die Mittagspause ohne den persönlichen Kontakt zu meinen Kollegen aussehen?

Im Büro ist es uns wichtig, dass jeder Kollege den Freiraum hat, seinen Arbeitsalltag eigenständig zu strukturieren und Verantwortung für seine Aufgaben zu übernehmen, um so das bestmögliche Ergebnis zu erreichen. Diese Arbeitsweise hat sich in unserem Unternehmen bewährt, sodass wir dieses Vorgehen im Homeoffice unverändert fortgeführt haben. Hier wurde umso deutlicher, wie engagiert sich die Kollegen gegenseitig unterstützen. Obwohl jeder für sich vor dem eigenen heimischen Bildschirm gesessen hat, kam sofort ein enormer Teamspirit auf. Was sich aber als Herausforderung darstellte, war die Emotionen und Gefühlslage der Kollegen mitzubekommen. Hier hat es sich für mich als sehr hilfreich erwiesen, neben wöchentlichen COVID-Kaffeerunden auch mit jedem Mitarbeitenden aus meinem Team persönliche Gespräche zu führen und in jeder Situation als beratender Partner bereitzustehen. Zusätzlich wurden in den Fachbereichen im zwei Wochen Rhythmus virtuelle Jour Fixe organisiert. Hier musste ich feststellen, dass zu viele Themen für diesen Termin gesammelt wurden, wodurch sie sich sehr umfangreich gestalteten. Oft wäre es sinnvoller gewesen, diese Themen direkt anzusprechen und dann lieber die daraus resultierenden Ergebnisse im Jour Fixe zu präsentieren.

Da ich neben der Teamkoordination auch immer noch Projekte betreut habe, konnte ich feststellen, dass ich im Homeoffice viel schneller und fokussierter arbeiten kann. Bei Teamarbeiten hat sich meiner Meinung nach ein Online-Kickoff mit Arbeitspaketen als erfolgreich erwiesen. Diese wurden an die Team-Mitglieder verteilt, die dann später im Online-Meeting die Ergebnisse dazu vorgestellt haben.

Aufgrund der physischen Distanz ist es im Homeoffice eine besondere Herausforderung, ein offenes Ohr für die Probleme der Kollegen zu haben. Hier haben sich die Grenzen der virtuellen Kanäle aufgezeigt. In so einem Fall wäre ein persönliches Meeting angebrachter und würde sich für beide Seiten besser anfühlen. Doch da dies nicht möglich war, galt es eine gute Lösung für das Problem zu finden. Als Kompromiss habe ich in meiner Funktion als Team-Koordinator für solche Situationen die Idee entwickelt, das Gespräch via Webcam zu starten. Das Videobild half mir auch, einen optischen Eindruck der persönlichen Situation des betreffenden Kollegen zu erhalten. Anschließend haben wir das Gespräch auf das Smartphone gewechselt und so an der frischen Luft weitergeführt. Das Feedback der Mitarbeitenden auf diese Vorgehensweise war äußerst positiv.

Abschließend muss ich sagen, dass es definitiv etwas anderes ist, im Homeoffice zu sitzen und via Cam und Headset mit den Kollegen zu kommunizieren. Dennoch habe ich auch festgestellt, dass ich mich im Homeoffice sehr wohl fühle. Der Stress sich auf übervollen Straßen und Autobahnen auf den Weg ins Büro zu machen existiert nicht mehr. Ich kann mir die Arbeit noch besser selber einteilen und beispielsweise entscheiden zwei Stunden Mittagspause zu machen und dann später die Zeit anzuhängen. Durch diese neu gewonnene Flexibilität hat das Arbeiten aus dem Homeoffice meine Lebensqualität enorm gesteigert. Ich bin froh, dass Siemens entschieden hat das „New Normal Working Model“ einzuführen, bei dem zwei bis drei Tage pro Woche mobiles Arbeiten als weltweiter Standard gilt. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung. Somit ist für mich zu erkennen, dass mein Arbeitgeber die richtigen Schlüsse aus dieser schrecklichen Pandemie zieht und seinen Mitarbeitenden vertraut, von überall mobil zu arbeiten. Dieses Vorgehen hat sich bislang überaus bewährt.

Offizielle Pressemitteilung der SIEMENS AG: Link